Het woord vergaderen wordt vaak gebruikt in combinatie met termen als oeverloos, urenlang en slaapverwekkend. Als we het allemaal zo vreselijk vinden, waarom stoppen we er dan niet mee? Gelukkig ziet vergadercoach Anne-Marie van Ommeren een kanteling.
‘Samen overleggen en besluiten nemen kan heel leuk zijn’, betoogt Van Ommeren. ‘Het zorgt ervoor dat je weet waar je staat, het levert concrete acties op en kan je energie geven. Werkoverleg is een middel om je werk goed te doen.’
Tegelijk ziet Van Ommeren hoe een cultuur zichzelf in stand kan houden. ‘Een vergadering van twee uur of langer is wat mij betreft zinloos, maar ik zie het nog vaak ingepland worden. Ook hoe mensen het ene overleg na het andere hebben, maar daar niet eens aanwezig hoeven te zijn.’ Gevolg is dat voor de uitvoering van acties geen tijd meer overblijft.
De vergadercultuur is onderdeel van een grotere cultuur, die van de organisatie als geheel. Daar ziet Van Ommeren toch verandering: ‘Door kleine veranderingen aan te brengen kan een beweging van onderaf helpen. Het heeft te maken met vertrouwen in mensen hebben, sturen op kwaliteiten, van bovenaf los durven laten. Het gaat om waarderend vernieuwen; successen verder uitrollen in plaats van alles dicht te timmeren met regeltjes.’
Voorbereiding
Het eerste vereiste voor een doelmatig werkoverleg is een goede voorbereiding. Dat betekent dat je een doel voor ogen moet hebben. Vervolgens bepaal je hoe dit het best bereikt kan worden. In die zin is een vergadering, werkoverleg of brainstorm slechts een middel.
‘Bij die voorbereiding bedenk je of een vergadering wel nodig is en of het niet op een andere manier kan. Dat is afhankelijk van het doel. Voor een onderlinge afstemming kun je ook even bij elkaar binnenlopen. Of tien minuten bij elkaar komen om de opgave voor de dag door te nemen, zodat iedereen vooruit kan. Voor projectteams werkt dat heel goed. Wil je een vergadering optuigen, vraag je dan af wie daarbij moet zijn. Je kunt ook een collega uitnodigen voor maar één agendapunt.’
Het positieve waarderen
Waarderend vernieuwen is een denkwijze die vergaderen productief kan maken. ‘Je kunt een structuur aanbrengen waarbij je de aandacht verlegt van problemen naar het wenselijke resultaat.’ Appreciative inquiry, letterlijk waarderend onderzoeken, stelt dat een beeld van de toekomst altijd voorafgaat aan feitelijke verandering. ‘Het is een methode om de droom die je samen voor ogen hebt in een aantal stappen binnen bereik te brengen. Je gaat op zoek naar het positieve.’ Kijken naar hoe het kan, in plaats van hoe het niet moet.
‘De rol van de gespreksleider is belangrijk. Deze persoon hoeft niet eens volledig bekend te zijn met de inhoud, maar moet het proces bewaken, moet een goede moderator zijn. De gespreksleider zal het groepsbelang vooropstellen, waarbij iedereen aan bod komt en bij de agenda blijft.’
Zelf veranderen
Voor degene die dit leest, zittend in een vergadering: word wakker. ‘Als je niet tevreden bent met de manier waarop vergaderingen plaatsvinden, probeer dat dan aan te kaarten. Als je het aandurft kun je zelf met een voorstel komen.’ Bijvoorbeeld door te vragen of je alleen bij dat ene agendapunt aanwezig hoeft te zijn, of door het hele overleg over te hevelen naar een andere vorm. Of bij een informatief onderdeel te vragen of dat ook anders kan.
‘Er zijn veel meer vormen om elkaar te informeren dan alleen de vergadering, dat kan ook een filmpje zijn, een verhaal, e-mail of een geeltje op het scrumbord.’ Daar zou je een vergadering over kunnen beleggen.